個人情報保護方針

インクロム株式会社（以下、「当社」という）は、臨床研究に携わる企業として、人格尊重の理念のもとに個人情報の保護を重要な社会的責任であると考えております。当社事業活動において個人情報を取扱うに際し、個人情報保護を当社事業における最優先事項の一つとして位置づけます。この活動を確実に実践していくために、以下に個人情報保護方針を定めます。

当社役員及び社員［パート、アルバイト、派遣社員等も含む全社員］（以下、「従業員等」という）はこの方針に従い、社内外の個人情報の適切な取扱い及び管理に努めます。

この方針は当社ホームページ等で公開します。

１．個人情報の管理体制について

1. 個人情報保護体制を定め、情報を適正に取り扱います。
2. 個人情報保護管理責任者、個人情報保護に関する教育責任者、個人情報についての苦情及び相談窓口責任者、内部監査責任者等を任命し、それぞれ定められた責務を遂行します。
3. 従業員等に個人情報の管理を徹底させ、外部への漏洩を防ぐよう細心の注意を払います。

２．個人情報の取得、利用、提供

1. 個人情報を取得する場合は、利用目的を明らかにするとともに利用について本人の同意を得ます。また、取得した個人情報を第三者に提供する場合にも、本人にその旨の同意を得たうえで行います。
2. 取得した個人情報について、本人又は代理人より開示、訂正等又は利用停止等の要求があった場合には、個人情報保護法第33～35条に基づき遅滞なく対応いたします。
3. 未成年者の個人情報の取扱いについては、保護者の同意を得ます。
4. 取得した個人情報は、目的外利用をせず、目的外利用を行わないための措置を講じます。

３．個人情報の安全対策

1. 個人情報の取扱い責任者を特定し、取扱い担当者については必要最小限の者に限定します。また、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、及びき損等の防止及び是正に努め、必要な安全管理を実施します。
2. 個人情報の処理等を外部に委託する場合には、プライバシーマーク認定事業者を選択するか、又はこれと同等の個人情報保護管理水準にあると認められる事業者を選択します。また、委託に際しては、契約書等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、個人情報の安全管理について万全を期します。

４．法令、国が定める指針及びその他規範の遵守

1. 個人情報の取扱いに関しては、関連する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
2. 個人情報に関連する法令、国が定める指針、JIS Q 15001等関連する規範に基づき、個人情報の保護及び取扱いに関する社内規定を定めるとともに、必要に応じてこの規定を見直し、継続的に改善します。

５．継続的改善

以上1～4の実践状況については、定期的に監査を実施して確認を行い、当社個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

当社における個人情報の利用目的、開示等請求手続き及び保有個人データの安全管理のために講じた措置

Ⅰ. 利用目的

当社の事業活動において、個人情報を下記の目的で利用し、別掲の「個人情報保護方針」に基づき取扱っております。
個人情報の取扱いについてお気づきの点がありましたら、窓口まで気軽にお申出ください。

１．ボランティアの方に関する、個人情報の利用目的

1. 臨床研究及びマーケティングリサーチ （市場調査）の案内
2. 各種案内状の送付

２．取引先又は当社の事業及び業界活動上関係がある方に関する、個人情報の利用目的

1. 当社の事業上の取引、事業運営又は業界活動に関する連絡

３．当社施設への入館者の方に関する、個人情報の利用目的

1. 入退館の管理

４．インターンシップ及び採用応募者の方に関する、個人情報の利用目的

1. 採用選考
2. 選考手続及びその結果に関する連絡
3. 入社前手続の実施その他に関する連絡

５．5. 従業員-(従業員であった方を含む）及びその家族に関する、個人情報の利用目的

1. 当社における人事戦略の企画・立案
2. 当社における組織・人事・給与・厚生・安全衛生・教育等に関する戦略の企画・立案
3. (3) 前各号に付帯関連する当社全体の基幹的管理
4. 採用・評価・報酬・処遇・勤務・厚生・安全衛生・防災・教育等に関する管理・サービス
5. 官公庁への届出・報告

６．上記以外に関する、個人情報の利用目的

1. 安全・防犯のための監視カメラによるモニタリング

Ⅱ.開示等請求手続き

当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、ご本人の個人情報の開示、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、第三者提供の拒否又は第三者提供記録の開示を求められたときは、提携医療機関からの委託契約、及び個人情報保護法第33～35条等に基づき遅滞なく対処いたします。希望される場合は以下の手続きによりご請求ください。
また、ご本人に関する正確な情報を維持するため、個人情報（住所、氏名、電話番号、勤務先（学校）、電子メールアドレス及びその他の情報）に変更があった場合には当社までご連絡ください。

１．請求できる方

• 請求ができるのは、ご本人、法廷及び任意代理人となります。ご本人であることについて、当社が保有する個人情報との照合等、必要な確認をいたしますので、ご了承ください。
• 法廷及び任意代理人の場合は、公的証明書のコピー、委任状及び印鑑証明書等にて必要な確認をいたします。

２．手続き

• ご本人に送付したダイレクトメール等で、当社担当部門が明らかな場合には、該当の担当部門窓口に直接ご連絡ください。
• 当社担当部門が不明な場合には、「個人情報の開示請求書」又は「個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書」に必要事項をご記入のうえ、ご本人、法廷及び任意代理人であることが確認できる公的証明書のコピー等（代理人の場合は、委任状と印鑑証明書も必要）とともに、下記のいずれかの「個人情報に関する苦情及び相談窓口」まで郵送にてご請求ください。

３．手数料

• ご本人の個人情報又は第三者提供記録の開示の場合、1回の請求等ごとに手数料1,000円（税込）をいただきます。
  個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の拒否の場合は、無料です。

４．請求に対応できない場合

• 請求書に記載不備、記載漏れ等がある場合
• ご本人の確認ができない場合
• 代理人による申請に際して、代理権の確認ができない場合
• 請求の対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
• 法令に定めがある等の理由により、ご請求に対応できない場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

５．個人情報に関する苦情及び相談窓口

上記Ⅰ.利用目的の1～6までの各番号に該当する担当部門窓口をご利用ください。

1. ボランティア様向け窓口
被験者募集部
TEL： 0120-196-694（平日 9:00～17:00）
E-mail：kojinjoho-info@incrom.com

2. お取引先様向け窓口
営業部
TEL： 06-6192-0002（平日 9:00～17:00）
E-mail：kojinjoho-info@incrom.com

3.～6. その他窓口
業務管理部
TEL： 06-6192-0223（大阪）、03-5369-3301（東京）（平日 9:00～17:00）
E-mail：jinji@incrom.com

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申し出先】
（※当社のサービス等に関する問合せ先ではございません）
一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
フリーダイヤル：0120-700-779

Ⅲ.保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、個人情報保護法に基づき、保有個人データ安全管理のために以下の措置を講じています。

１．個人データの取扱いに係る規程の整備

取得・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、管理者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

２．組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実、又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

３．人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。

４．物理的安全管理措置

個人データを取り扱う重要な機器類の設置場所において、役職員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

５．技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

制定日：2013年10月21日
改訂日：2023年12月1日
インクロム株式会社
代表取締役社長　松島　学
個人情報保護管理責任者 業務管理部 システム マネージャー
E-mail：kojinjoho-info@incrom.com